¿Puede una empresa modificar un fichaje?

Un error al fichar puede ocurrir, pero modificar un registro horario no debería hacerse de cualquier manera. Te explicamos cuándo puede corregirse un fichaje, cómo debe quedar registrada la modificación y qué riesgos existen si se altera el registro sin justificación.

¿Se puede modificar un fichaje?

Sí, un fichaje puede necesitar una corrección cuando existe un error real. Por ejemplo, un trabajador puede haber olvidado registrar su entrada, haber fichado por error dos veces o haber indicado una hora incorrecta.

Sin embargo, corregir un error no significa borrar o alterar el registro original sin dejar constancia. El sistema de control horario debe permitir conocer qué ocurrió y cuándo se realizó una modificación.

¿Qué ocurre si un trabajador se olvida de fichar?

Es una de las situaciones más habituales. Si un empleado olvida registrar su entrada o salida, la empresa puede corregir la incidencia siguiendo el procedimiento establecido.

Lo recomendable es que quede registrada la incidencia y que pueda identificarse que el fichaje original fue corregido posteriormente.

La trazabilidad es fundamental

Un sistema de registro horario debe ofrecer garantías de integridad y trazabilidad. Esto significa que las modificaciones no deberían realizarse de forma que resulte imposible conocer qué información existía anteriormente.

Por ejemplo, si un trabajador registró una salida a las 18:00 y posteriormente se corrige a las 18:30, debería quedar constancia de que se produjo una modificación y de quién la realizó.

¿Puede la empresa cambiar las horas trabajadas?

La empresa no debería utilizar las modificaciones para falsear las horas realmente trabajadas. El objetivo del registro horario es reflejar de forma fiable el inicio y finalización de la jornada.

Alterar deliberadamente los registros para reducir las horas que aparecen trabajadas puede generar problemas laborales y dificultar la defensa de la empresa ante una posible actuación de la Inspección de Trabajo.

¿Quién debería poder modificar un fichaje?

Lo recomendable es establecer permisos para que solamente las personas autorizadas puedan corregir registros.

Además, cada modificación debería quedar asociada a información como:

• El fichaje original.
• La nueva hora registrada.
• La fecha y hora de la modificación.
• La persona que realizó el cambio.
• El motivo de la modificación.

¿Qué ocurre durante una Inspección de Trabajo?

Los registros horarios pueden ser utilizados para comprobar la jornada realizada por los trabajadores. Por ello, disponer únicamente de un listado de horas sin ningún tipo de trazabilidad puede resultar insuficiente para demostrar cómo se han realizado determinadas correcciones.

Un sistema de control horario con un historial de modificaciones permite explicar fácilmente por qué un registro ha cambiado y quién realizó la modificación.

¿Cómo debería hacerse correctamente?

Una buena práctica consiste en mantener el fichaje original y registrar la corrección como una modificación independiente. De esta forma, la empresa puede corregir errores sin perder el historial del registro.

Por ejemplo:

Resumidamente...

Una empresa puede necesitar corregir un fichaje cuando existe un error, pero la modificación debe realizarse de forma transparente y quedar registrada. El objetivo debe ser siempre mantener un registro fiable de la jornada realmente realizada.

Contar con un sistema que mantenga un historial de cambios y permita conocer quién modificó cada fichaje facilita la gestión diaria y aporta mayor seguridad ante posibles comprobaciones.